Lead Time em times ágeis: quando ele é ou não é importante. Você sabe? Ou acha que sabe?

O objetivo não é falar do conceito de Lead Time, mas da sua relevância (ou não) para a organização. O objetivo aqui é propor critérios objetivos para defender se o Lead Time É, ou NÃO É relevante para sua organização em seu contexto. Sabemos que Lead Time serve como medida para previsibilidade, métrica de velocidade, etc, pois entendo que estes conceitos já são bastante difundidos e não é o foco deste artigo. O foco é o “custo” de ignorar ou não o Lead Time, o que depende do contexto.

Se orientar pelas práticas e não pelos princípios ágeis é um grande erro, pois prioriza o que não é importante e ainda “queima o filme” dos times ágeis perante a organização. Lead Time é um bom exemplo: se no contexto ele é importante, então DEVE ser priorizado, caso contrário NÃO! Depende muito do Cost of Delay, ou CoD. Cruzar Lead Time com COD te dará a direção. Leia e entenda.

Recentemente li um artigo no LinkedIn tratando como “falácia” a busca dos times ágeis por um Lead Time baixo. Naquele contexto eu concordei pois os times ágeis estavam afirmando que sempre é verdade que:

• “quanto menor o Lead Time em um time ágil, melhor”;
• “o Lead Time deve ser o mais baixo possível”;
• “Lead Time aumenta qualidade!”, etc.

Um caso clássico de práticas antes dos princípios, pois são afirmações absolutas, e tudo DEPENDE do CoD. E é justamente a questão do “DEPENDE” que abordarei neste artigo.

Primeiro, uma definição básica de Lead Time

É uma métrica que mede o tempo entre a decisão de fazer algo até sua entrega. Exemplo: o tempo entre ligar para a pizzaria até o motoboy buzinar na sua porta, este intervalo de tempo é o Lead Time. Alguns também chamam de Time to Market.

Segundo, uma definição de Cost of Delay, ou CoD.

CoD é o custo do atraso. É abordagem de caráter econômico de como uma demanda pode impactar financeiramente caso ela não seja entregue ou sofra um atraso no seu prazo (ex: multa/penalidade ou a oportunidade de adquirir receita ou outro tipo de valor). O custo do atraso pode não ser necessariamente econômico, pode ser dano de imagem, perda de capital político, desconforto, etc. Seja qual for o tipo de custo, serve como ferramenta de priorização de trabalho e auxílio na tomada de decisão. Nas  imagens abaixo você consegue visualizar qual representa melhor seu custo do atraso?

As figuras acima representam o custo no tempo. Custo eixo X, tempo eixo Y. Neste artigo vou abordar com mais ênfase duas: Expedite e Fixed Date. Também vou relacioná-las com o Lead Time. Você entenderá sozinho as demais, embora eu também as explique.

Lead Time é importante? depende do custo de atraso, CoD, da demanda em questão.

Lead Time VS demanda Fixed Date

Fixed Date

Esta demanda tem data fixa. Tanto faz entregar agora ou na data programada, ela trará prejuízo ou benefícios somente na data programada.

Vamos assumir um contexto e exercitar: um coffee break para um importante evento executivo na próxima semana:

• “quanto menor o Lead Time em um time, melhor”:
  ⇒ Qual a diferença? O fornecedor tem 1 semana para fazer um coffe break!
• “o Lead Time deve ser o mais baixo possível”:
  ⇒ O fornecedor atende somente por encomenda, ele sempre tem muito tempo para fazer as entregas. Não vou usar isso como critério. Vou ligar para a “Confeitaria da Vovó” que faz doces deliciosíssimos somente por encomenda (ela faz com qualidade pois sempre reserva tempo);
• “Lead Time aumenta qualidade!”:
  ⇒ O fornecedor me afirmou que a produção demora 1 dia… mas eu estou dando 1 semana. Interessante este Lead Time, mas não faz diferença neste caso.

Agora imagine exemplos reais: aquele projeto legal ou campanha de marketing para o Natal, ambos para dezembro. Demoram 3 meses para construir e só trarão benefícios à partir da data específica (dezembro). Considere que estamos em junho e, portanto, você tem 6 meses. Neste caso, você precisa de um time com Lead Time baixo?

Ou seja, nem bom, nem ruim, neste contexto tanto faz o Lead Time!

Lead Time VS demanda Expedite

Expedite

Vamos assumir outro contexto: o evento é hoje (ou já iniciou) e por um erro o coffee break foi solicitado só agora. Ou pior, já é hora do coffee break. Ou então não houve um erro, somente descobri que um importante executivo está de aniversário e quero incrementar (oportunidade de negócio):

• “quanto menor o Lead Time em um time, melhor”:
  ⇒ Escolherei o fornecedor pela Lead Time, afinal não quero os executivos com fome! (ou perder o aniversário!)
• “o Lead Time deve ser o mais baixo possível”:
  ⇒ Sim; (precisa explicar?)
• “Lead Time aumenta qualidade!”:
  ⇒ Se o do Lead Time não for naturalmente baixo, o fornecedor correrá para me atender e isso afetará a qualidade. Provavelmente eu ligarei para algum fornecedor como “coffe express/aniversário express” ou semelhante, que já tem por padrão um Lead Time baixo; A “Confeitaria da Vovó” poderia ceder a pressão e comprometer a qualidade, pois não está preparada para um Lead Time baixo.

Agora imagine exemplos reais: aquele projeto legal ou campanha de marketing para o Natal, ambos demoram 3 meses e devem estar prontos em dezembro, mas estamos em setembro. Neste caso, você precisa de um time com Lead Time baixo?

Ou seja, neste contexto Lead Time é prioridade!

Ou pior, se você tem um time não acostumado com Lead Time baixo, você o pressionaria por prazos? Em gestão em projetos é comum afirmar que pressão por prazos compromete diretamente a qualidade. Então é correto afirmar que Lead Time pode não agregar qualidade… mas com certeza pode tirar.

Ou seja, Lead Time tem uma relação direta com a qualidade! Se o time não está preparado para entregar mais rápido, ele perde em qualidade se pressionado.

Lead Time VS demanda Standard

Standard

É simplesmente uma demanda com CoD padrão, ou seja, com valor semelhante a maioria das demandas.

Diferente da demanda Expedite, o CoD da Standard é tolerado pela empresa ou a empresa está acostumada.

Diferente da demanda Fixed Date, o CoD já está gerando um custo imediato, mas é algo dentro do normal das maioria das demandas.

Algumas dicas sobre demandas Standard disfarçadas de Expedite ou Fixed Date:

• Se você acha que sua demanda é Expedite, mas muitas outras também são, talvez você esteja enganado, pois Expedite recebem tratamento especial “furando a fila” das demais demandas. Se todas furarem a fila nada mudará, serão todas Standard.
• Se você acha que sua demanda é Fixed Date, mas o CoD é alto demais quando chegar a data fixada, talvez você esteja enganado. Se você fizer uma gestão de riscos adequada (ver PMBOK, Gerenciamento de Riscos) você já reservará budget no seu projeto, gerando custo desde já. Se este custo for superior ao tolerado pela empresa, avalie se não se trata de uma demanda Standard;

Lead Time VS demanda Intangible

Intangible

Bom, você leu que o Cost of Delay, ou CoD, é o custo do atraso. Mas e se você não tiver ideia do CoD? Então você tem uma demanda Intangible. Mas com tratar neste caso?

Não há uma forma correta de tratar demandas Intangible, mas somente alguns conselhos:

• Se houver estatísticas, use. Geralmente quando você descobre o CoD é tarde. Mas geralmente ele é Standard, Fixed Date ou Expedite? Use esta base histórica.
• Se não houver estatísticas, use seu feeling. Faça isso de forma coletiva que será mais assertivo. Você poderá se surpreender com a intuição coletiva.
• Não demore para tomar esta decisão. Se a maioria das demandas são Standard, nada mais lógico do que assumir isto para esta demanda e avaliar se muda o quanto antes.

Conclusão

O termo falácia deriva do verbo latino “fallere”, que significa “enganar”. Acho um exagero dizer isso sobre equipes que buscam o Lead Time baixo! Quando você tem um ideia de solução que não sabe se faz sentido (inovação, por exemplo) e ainda tem prazos rígidos (campanha de natal por exemplo), ter um Lead Time curto é importante para validar hipóteses em MPV e usar este feedback para pivotar ou perseverar no escopo sem comprometer o prazo. Ou apenas para aproveitar uma grande oportunidade que não pode esperar. Lead Time é importante quando incerteza e urgência se encontram. Mas se não tem estes dois fatores juntos, ai sim, concordo, talvez seja uma falácia mesmo!

Tem times ágeis que buscam Lead Time baixo simplesmente para estarem preparados para quando uma situação assim surgir… é uma opção da empresa.

E seu time, está preparado para situações assim? Ou ainda, será que ele precisa estar?

Espero ter jogado luz na questão.

Referências

https://mattphilip.wordpress.com/2017/10/05/profiles-in-cost-of-delay-intangible-fixed-date/

Tipos de Demanda e Classes de Serviço: Afinal, é tudo a mesma coisa?

https://www.linkedin.com/pulse/lead-time-uma-fal%C3%A1cia-que-os-times-agora-buscam-jose-jr/